Eventlisten

Terminerinnerungen automatisch senden. Termine per E-Mail importieren und TeamMessage zur konfigurierten Zeit erinnern lassen.

Funktionsweise von Eventlisten

Eine Eventliste ist eine Teamliste mit aktivierten geplanten Nachrichten. Für jeden Termin, den Sie erstellen, sendet TeamMessage automatisch eine SMS-Erinnerung an alle Empfänger in der Liste – typischerweise einige Stunden vor Beginn des Termins.

Beispiel:

Sie erstellen einen Termin 'Team-Meeting' für morgen 14:00 Uhr. Mit einem Versandvorlauf von -2 Stunden sendet TeamMessage automatisch um 12:00 Uhr eine SMS an alle.

Eventlisten aktivieren

Eventlisten müssen für Ihr Konto aktiviert sein. Nach der Aktivierung können Sie die Funktion für einzelne Teamlisten einschalten:

  1. Öffnen Sie die Teamlisten-Einstellungen
  2. Aktivieren Sie 'Geplante Nachrichten'
  3. Konfigurieren Sie den Versandvorlauf und die Nachrichtenvorlage
  4. Speichern Sie die Einstellungen

Konfigurationsoptionen

Jede Teamliste hat eigene Event-Einstellungen:

Versandvorlauf

Der Versandvorlauf bestimmt, wann die SMS relativ zur Startzeit des Termins gesendet wird. Negative Werte bedeuten 'vor dem Termin':

  • -8 – 8 Stunden vorher (Standard)
  • -24 – 1 Tag vorher
  • -2 – 2 Stunden vorher
  • 0 – Zur Terminzeit

Tipp

Wählen Sie einen Vorlauf, der den Empfängern genug Zeit zur Vorbereitung gibt, aber nicht so früh, dass sie es vergessen. Bei Morgenterminen bedeutet -8 Stunden oft, dass die SMS am Vorabend ankommt.

Nachrichtenvorlage

Legen Sie fest, wie Erinnerungsnachrichten aussehen sollen. Sie können Platzhalter verwenden, die durch Termindaten ersetzt werden:

  • {title} – Termintitel
  • {date_begin} – Termindatum
  • {time_begin} – Startzeit
  • {location} – Veranstaltungsort
  • {author_name} – Kontaktperson

Beispielvorlage:

Erinnerung: {title} am {date_begin} um {time_begin}

Ergebnis:

Erinnerung: Team-Meeting am 15.01.2025 um 14:00

Signatur

Optional können Sie eine Signatur hinzufügen, die an jede Erinnerung angehängt wird, z.B. Ihren Teamnamen oder Kontaktinformationen.

Termine erstellen

Sobald Terminlisten aktiviert sind, können Sie Termine für jede Teamliste erstellen:Sobald Eventlisten aktiviert sind, können Sie Termine für jede Teamliste erstellen:

  1. Öffnen Sie die Teamliste
  2. Klicken Sie auf 'Termine' oder 'Geplante Nachrichten'
  3. Klicken Sie auf 'Neuer Termin'
  4. Geben Sie die Termindetails ein (Titel, Datum, Uhrzeit, Ort)
  5. Speichern Sie den Termin

Pflichtfelder:

  • Titel – Name des Termins
  • Datum – Wann der Termin stattfindet

Optionale Felder:

  • Uhrzeit – Startzeit (Standard: 00:00, wenn nicht angegeben)
  • Ort – Wo der Termin stattfindet
  • Kontakt – Verantwortliche Person oder Organisation für den Termin
  • Beschreibung – Zusätzliche Details (nicht in SMS enthalten)

Hinweis

Die berechnete SMS-Sendezeit wird beim Erstellen oder Bearbeiten eines Termins angezeigt, damit Sie überprüfen können, wann die Erinnerung gesendet wird.

Termine verwalten

Aktive und inaktive Termine

Jeder Termin kann aktiv oder inaktiv sein:

  • Aktiv – Die Erinnerung wird zur geplanten Zeit gesendet
  • Inaktiv – Es wird keine Erinnerung gesendet (nützlich für abgesagte Termine)

Sie können den Status direkt in der Terminliste umschalten, ohne den Termin zu bearbeiten.

Vergangene Termine

Termine bleiben nach Ablauf in der Liste. Sie können alte Termine manuell löschen oder zur Referenz behalten.

Import und Export

Zur Verwaltung vieler Termine können Sie Excel-Import/Export nutzen:Für die Verwaltung vieler Termine können Sie Excel-Import/Export nutzen:

Termine exportieren

Laden Sie alle Termine als Excel-Datei herunter. Die Datei enthält ein Tabellenblatt pro Teamliste mit Spalten für Datum, Titel, Autor und Aktivstatus.

Termine importieren

Laden Sie eine Excel-Datei hoch, um alle Termine einer Teamliste zu ersetzen. Dies ist nützlich für:

  • Massenerstellung von Terminen aus einem bestehenden Kalender
  • Migration von Terminen zwischen Systemen
  • Wiederherstellung von Terminen aus einem Backup

Hinweis

Beim Import werden alle bestehenden Termine der betroffenen Teamlisten ersetzt. Exportieren Sie Ihre aktuellen Termine vorher, wenn Sie sie behalten möchten.

Anwendungsfälle

Eventlisten eignen sich ideal für:

  • Wiederkehrende Besprechungen – Erinnern Sie Teammitglieder vor wöchentlichen Stand-ups oder monatlichen ReviewsTeammitglieder vor wöchentlichen Stand-ups oder monatlichen Reviews erinnern
  • Schulungen – Teilnehmer vor Kursen oder Workshops benachrichtigen
  • Wartungsfenster – Bereitschaftsteams über geplante Ausfallzeiten informieren
  • Termine – Kunden an bevorstehende Besuche oder Lieferungen erinnern
  • Fristen – Erinnerungen vor wichtigen Fälligkeitsterminen senden

Fehlerbehebung

Wenn Erinnerungen nicht gesendet werden:

  • Überprüfen Sie, ob Eventlisten für Ihr Konto aktiviert sind
  • Prüfen Sie, ob 'Geplante Nachrichten' in den Teamlisteneinstellungen aktiviert istPrüfen Sie, ob 'Geplante Nachrichten' in den Teamlisten-Einstellungen aktiviert ist
  • Stellen Sie sicher, dass der Termin als aktiv markiert ist
  • Überprüfen Sie, ob die SMS-Sendezeit noch nicht vergangen ist
  • Bestätigen Sie, dass Empfänger in der Teamliste konfiguriert sind
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